موظف استقبال بيطري قليل التقدير ومتعدد المواهب

2024 مؤلف: Daisy Haig | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:05

أحد أهم الأشخاص الذين ستقابلهم في مكتب الطبيب البيطري هو موظف الاستقبال الذي يرحب بك عند دخولك من الباب.

هذا ينطبق بشكل خاص على الأطباء مثلي الذين يعملون في صناعة الإحالة البيطرية. نحن لا نقوم بتقييم الجراء أو القطط الصحية ، ولا نجد عادة جدولنا مليئًا بزيارات العافية الروتينية. تم تشخيص مرضانا مسبقًا ببعض الاضطرابات أو عملية المرض ، مما يستلزم الإحالة إلى مرفقنا لمزيد من خيارات التشخيص و / أو العلاج. لذلك ، يسعى الملاك للحصول على الرعاية من المتخصصين لأن حيوانهم الأليف يعاني من مشكلة مع صحتهم.

عندما يعبر الملاك من خلال مدخل مستشفانا ، فإنهم ممتلئون بالقلق والتخوف ، والاضطراب العاطفي لديهم واضح منذ لحظة وصولهم. موظف الاستقبال هو أول شخص سيقابلونه ويمكن لجودة هذا التفاعل الأولي أن تحدد النغمة ليس فقط لبقية زيارتهم الأولى ، ولكن لجميع التفاعلات اللاحقة.

هدفي هو أن يشعر كل مالك أواجهه بالأهمية والراحة والاسترخاء ، وكأنهم حيوانات أليفة فقط في جدول المواعيد الخاص بي لهذا اليوم. إذا تمكن موظف الاستقبال من التعرف على المريض بشكل صحيح بالاسم (والجنس) ، فإن هذه الإيماءة التي تبدو غير مهمة غالبًا ما تعني قدرًا كبيرًا لوالد حيوان أليف مذهول يأمل في مجرد شعور ضئيل بالطمأنينة.

في العديد من مستشفيات الإحالة ، يكون موظفو الاستقبال هم أيضًا الأشخاص الذين يتعين عليهم الرد على جميع المكالمات الواردة. من المتوقع أن يفعلوا ذلك بحلقة واحدة كحد أقصى ، وأن يكونوا دائمًا مهذبين ومرحين ، وأن يتحدثوا بصوت واضح بإيقاع متساوٍ.

هذا صحيح بنفس القدر في يوم حافل حيث قد يتعاملون مع عدة مهام مختلفة في وقت واحد كما هو الحال في يوم بطيء حيث قد لا تكون هذه التوقعات مخيفة. يحتاج موظفو الاستقبال إلى الحفاظ على هدوئهم في ظل مواقف الضغط العالي وعدم السماح أبدًا للمالك بأنه ليس لديهم سوى الوقت في العالم لمساعدة هذا الشخص على التعامل مع احتياجاته.

في مستشفانا ، غالبًا ما يتصل المالكون ويسألون موظفي الاستقبال للحصول على المشورة بدلاً من تحديد موعد لاستشارة الطبيب. من غير المناسب لموظف الاستقبال تقديم توصيات طبية للمالكين أو اقتراح خيارات العلاج عندما يبحث المالكون عن ضمان بعدم إحضار حيواناتهم الأليفة للتقييم.

يجب أن يكون موظفو الاستقبال قادرين على توجيه المالكين إلى الشخص المناسب الذي يمكنه الإجابة بشكل مناسب على الأسئلة المطروحة ، ولكن أيضًا يظلوا متعاطفين مع احتياجات العميل. لذلك ، من الضروري أن يكون موظف الاستقبال ذكيًا وموثوقًا ومدرّبًا طبيًا إلى حد ما ، ولكن أيضًا على دراية تامة بحدودها وعندما تقترب الخطوط المحتملة من العبور.

في العديد من المستشفيات ، وخاصة تلك المكلفة بالرعاية الطارئة / العاجلة ، يُطلب من موظفي الاستقبال فرز الحيوانات الأليفة التي تعاني من ظروف طارئة / مهددة للحياة من أولئك المستقرين والقادرين على الانتظار لفترة قصيرة قبل رؤيتهم. يمكن أن يحدث هذا إما عن طريق محادثة هاتفية أو عندما يصل العميل / المريض دون موعد. غالبًا ما يحتاجون إلى اتخاذ قرار في جزء من الثانية إذا كان الموقف يتطلب اهتمامًا طارئًا ، لذلك يجب أن يحصلوا على تدريب أساسي لما يبحثون عنه لتسهيل اتخاذ هذا الحكم.

غالبًا ما يتم تكليف موظفي الاستقبال بتحصيل المدفوعات و / أو الودائع على فواتير الحيوانات الأليفة. إنهم أفراد خط المواجهة الذين يتعاملون مع الشؤون المالية ويمكن أن يؤدي ذلك إلى بعض "المحادثات" الساخنة والتفاعلات العاطفية ، خاصة في حالات الطوارئ.

هناك العشرات من المسؤوليات الأخرى الملقاة على عاتق موظفي الاستقبال ، بما في ذلك الإيداع ، والفاكس ، وجدولة مواعيد المتابعة ، وصرف الأدوية ، وإصلاح المعدات المكتبية ، والتنظيف. تعتبر هذه عادة الجوانب "العملية" للتوصيف الوظيفي.

على الجانب الأقل ملموسًا من الناحية الفنية ، هناك التزامات موظف الاستقبال تجاه تهدئة العملاء القلقين أو الغاضبين ، والعمل جنبًا إلى جنب مع الأطباء والفنيين الذين نفد صبرهم ، وكونه حرفياً مثاليًا وشخصيًا ومبهجًا في جميع الأوقات.

يحتاج موظفو الاستقبال إلى أن يكونوا قادرين على إنجاز هذه المهام حتى عندما لا يشعرون بالمرح أو الحماس بشكل خاص. إنهم بحاجة إلى معاملة كل مالك على حدة واحترام ، حتى لو قام الشخص الذي تحدثوا معه للتو على الهاتف بتوبيخهم لفرض أسعار باهظة أو عدم تزويدهم بالنصائح الطبية العاجلة.

لقد قرأت أن الوصف الوظيفي لموظف استقبال بيطري لا يتطلب مجموعة مهارات محددة ولا خبرة. أود أن أزعم أنه لكي يكون موظف الاستقبال ناجحًا ، يجب أن يمتلك مهارات اتصال ممتازة وقدرات تكنولوجية متقدمة وأن يكون قادرًا على القيام بمهام متعددة دون التفكير مليًا في ذلك.

بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يمتلكوا سمات مثل اللطف والرحمة والصبر ، ومثل الكثير منا في المجال البيطري ، جلد سميك حتى يتمكن من التعامل مع أصحاب الحيوانات الأليفة الغاضبين والعاطفيين الذين ينسون أحيانًا أن يكونوا مهذبين.

لقد قلت دائمًا إنه لا يمكنني أبدًا أداء الوظائف التي يؤديها موظفو مكتب الاستقبال في المستشفى ، وأنا ممتن للغاية للعمل جنبًا إلى جنب مع الموظفين الأكفاء والود الذين يكدحون بحماس في مسؤولياتهم.

وأنا أقدر بشدة قدرتهم على حمايتي من العديد من المهام اليومية المعتادة التي يقومون بها عن طيب خاطر من أجل جعل يومي يتدفق بسلاسة قدر الإمكان.

الدكتورة جوان إنتيل